Image

Το Πανεπιστήμιο Πελοποννήσου διοργανώνει τακτικά εκδηλώσεις οι οποίες βιντεοσκοπούνται και φωτογραφίζονται για λόγους τεκμηρίωσης και προβολής, στα πλαίσια της ακαδημαϊκής και υπηρεσιακής λειτουργίας του Ιδρύματος. Επομένως για αυτές ακριβώς τις φωτογραφήσεις ή βιντεοσκοπήσεις που μπορεί να γίνονται εντός ή εκτός των χώρων του Ιδρύματος, το Πανεπιστήμιο Πελοποννήσου είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

Εξαιρούνται οι φωτογραφήσεις ή βιντεοσκοπήσεις που προβαίνουν ιδιωτικά για λογαριασμό τους τα φυσικά πρόσωπα που βρίσκονται στον χώρο των εκδηλώσεων, για τις οποίες το Πανεπιστήμιο Πελοποννήσου δεν φέρει καμία ευθύνη.

Προκειμένου για συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (2016/679/EE – GDPR) αλλά και την Ελληνική Νομοθεσία (Ν. 4624/2019) θα πρέπει να λαμβάνονται τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που περιλαμβάνουν υποχρεώσεις όπως:

1. Ενημέρωση των φυσικών προσώπων για τις πρωτοβουλίες αυτές πριν από τη λήψη φωτογραφιών ή βίντεο.
2. Λήψη συγκατάθεσης των φυσικών προσώπων για χρήση του υλικού για κάθε άλλο σκοπό, πέρα αυτού της απλής φωτογράφησης ή βιντεοσκόπησης.
3. Εξασφάλιση των δικαιωμάτων των φυσικών προσώπων όσον αφορά τα προσωπικά τους δεδομένα.
4. Ανωνυμοποίηση των προσωπικών δεδομένων.

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΦΥΣΙΚΩΝ ΠΡΟΣΩΠΩΝ

Πριν τη λήψη των προσωπικών δεδομένων, τα φυσικά πρόσωπα απαιτείται να γνωρίζουν και να κατανοούν την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων (αρχή διαφάνειας).

Η ενημέρωση των φυσικών προσώπων μπορεί να γίνει, εφόσον αυτό είναι δυνατόν, σε τρεις φάσεις:

• Στην πρόσκληση για την εκδήλωση θα πρέπει να αναφέρεται ρητά ότι θα υπάρχει φωτογράφηση/βιντεοσκόπηση, καθώς και ο σκοπός που αυτή θα γίνεται.
• Έξω από τις εισόδους της αίθουσας που γίνεται η εκδήλωση αναρτάται ευδιάκριτη (Α3) ενημέρωση που αναφέρει ότι θα υπάρξει φωτογράφηση/βιντεοσκόπηση της εκδήλωσης.
• Ο πρώτος ομιλητής/εισηγητής θα πρέπει να αναφέρει ότι εντός της αίθουσας πραγματοποιείται φωτογράφιση/βιντεοσκόπηση καθώς και για τη σκοπιμότητα αυτής.

Ενδεικτικά στο κείμενο της πρόσκλησης μπορεί συνοπτικά να αναφέρεται:

Στα πλαίσια του Γενικού Κανονισμού προστασίας Δεδομένων (2016/679/ΕΕ) και της Εθνικής Νομοθεσίας (Ν. 4624/2019), σας ενημερώνουμε ότι η εκδήλωση (Τμήματος / Έργου / Προγράμματος/ ομάδας / …) θα (ενδέχεται να) βιντεοσκοπείται και θα (ενδέχεται να) λαμβάνονται φωτογραφίες για το αρχείο του (Τμήματος / Έργου / Προγράμματος/ ομάδας / …) για λόγους τεκμηρίωσης, καθώς και για λόγους προβολής της εκδήλωσης σε μέσα μαζικής ενημέρωσης κι επικοινωνίας.

Έτσι η είσοδος του φυσικού προσώπου στους χώρους της εκδήλωσης, αφού πρώτα ενημερωθεί όπως εξασφαλίζεται με τις παραπάνω τρεις ενέργειες, λαμβάνεται ως συγκατάθεσή του, κι επομένως αιτιολογείται η πρώτη καταγραφή. Φυσικά ο καθένας μπορεί να εκφράσει την αντίρρησή του, ανά πάσα στιγμή και να ζητήσει τη σχετική προστασία (στα πλαίσια των δικαιωμάτων του υποκειμένου για ενημέρωση, διόρθωση, διαγραφή και περιορισμό της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως προβλέπονται στον Γενικό Κανονισμό Προστασίας δεδομένων 2016/679/ΕΕ και στο νόμο 4624/2019.

Για οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία των φωτογραφιών και του βίντεο απαιτείται πρόσθετη συγκατάθεση όπως περιγράφεται παρακάτω.

ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗ ΦΥΣΙΚΩΝ ΠΡΟΣΩΠΩΝ

Εάν η πρόθεση του Ιδρύματος είναι να χρησιμοποιήσει το φωτογραφικό/βντεοσκοπικό υλικό πέρα της απλής καταγραφής, τότε θα πρέπει να ζητήσει για κάθε άλλο διακριτό σκοπό της χρήσης του (πχ δημοσιοποίηση σε συγκεκριμένα μέσα) την αντίστοιχη συγκατάθεση.

Το σχετικό πρότυπο έντυπο της συγκατάθεσης περιλαμβάνεται στο Παράρτημα.

Εδώ πρέπει να σημειωθεί ότι λαμβάνεται υπόψη:

-Η διαχείριση των συγκαταθέσεων

-Η διάκριση των φυσικών προσώπων που δεν έδωσαν συγκατάθεση από τους υπόλοιπους.

Η συλλογή των συγκαταθέσεων από μόνη της είναι επίσης επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Ο συνήθης τρόπος είναι η έντυπη συλλογή τους και θα πρέπει αυτές να διατηρηθούν ώστε όταν ένα φυσικό πρόσωπο ζητήσει την άρση της αυτή να είναι εφικτή. Ο χρόνος διατήρησής τους θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην ενημέρωση.

Αν στις εικόνες (φωτογραφίες  και βίντεο) που λαμβάνονται εμφανίζονται παιδιά (κάτω των 15 ετών), θα πρέπει να υπάρχει συγκατάθεση των γονιών σε περίπτωση που χρησιμοποιηθούν οι εικόνες για άλλο σκοπό.

Είναι προφανές ότι σε μια μαζική εκδήλωση δεν είναι εύκολη η λήψη συγκατάθεσης και δεν είναι σκόπιμο να λαμβάνονται εικόνες (φωτογραφίες / βίντεο) που να αποτυπώνονται λεπτομέρειες από το γενικό κοινό που παρακολουθεί. Στην περίπτωση αυτή καλό είναι να λαμβάνονται γενικά πλάνα εικόνων που δεν διακρίνονται προσωπικά χαρκτηριστικά (τεχνική ανωνυμοποίησης) όπως περιγράφεται παρακάτω. Η συγκατάθεση δύναται να περιορίζεται σε ένα ελάχιστο πλήθος φυσικών προσώπων που έχουν ιδιαίτερη σημασία για την εκδήλωση (πχ για τους ομιλητές).

Σε περίπτωση που ζητείται συγκατάθεση, θα πρέπει να οργανώνονται τεχνικές διαχωρισμού των φυσικών προσώπων ώστε οι φωτογράφοι/βιντεολήπτες να μπορούν να διακρίνουν τις περιπτώσεις. Ενδεικτικά:

-Τοποθέτηση όσων έδωσαν συγκατάθεση σε συγκεκριμένες θέσεις στο χώρο.

-Διακριτό χρωματισμό καρτελών / κορδονιών των μελών που συμμετέχουν επώνυμα.

ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΦΥΣΙΚΩΝ ΠΡΟΣΩΠΩΝ

Από τη στιγμή που το Ίδρυμα συλλέγει προσωπικά δεδομένα, πέραν των μέτρων προστασίας, οφείλει να παρέχει τα ανάλογα δικαιώματα στα φυισκά πρόσωπα που προβλέπονται από τον GDPR και τον εφαρμοστικό νόμο.

Το φυσικό πρόσωπο ενημερώνεται, με την ανάρτηση στις εισόδους, ότι μπορεί να απευθυνθεί για τα προσωπικά του δεδομένα στην ηλεκτρονική διεύθυνση dpo@uop.gr Αυτό του δίνει την δυνατότητα να υποβάλει οποιοδήποτε αίτημα στα πλαίσια της άσκησης των δικαιωμάτων του. Επιπλέον, μέσω της γενικής ενημέρωσης που θα έχει αναρτηθεί, το φυσικό πρόσωπο προτρέπεται να επισκεφθεί την ιστοσελίδα:

https://www.dpo.uop.gr/

στην οποία έχει αναρτηθεί η γενική ενημέρωση για την προστασία των προσωπικών δεδομένων καθώς και η αίτηση για την άσκηση των δικαιωμάτων του.

Το πρώτο δικαίωμα στην περίπτωση της συγκατάθεσης, είναι η δυνατότητα του φυσικού προσώπου να άρει τη συγκατάθεσή αυτή ανά πάσα στιγμή. Η άρση της συγκατάθεσης δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας πριν από αυτή. Έτσι δεν μπορεί πχ να αρθεί μια δημοσιοποίηση σε ένα περιοδικό , όμως θα πρέπει να ζητηθεί από τους υπεύθυνους η απόσυρση της ανάρτησης από τα αντίστοιχα websites για τα οποία ζητά το φυσικό πρόσωπο την άρση της συγκατάθεσης και στα οποία αναρτήθηκαν φωτογραφίες ή βίντεο. Σε περίπτωση ολικής άρσης θα πρέπει να καταστραφεί και το έντυπο της αρχικής συγκατάθεσης.

ΑΝΩΝΥΜΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Συχνά είναι επιθυμητό να λαμβάνονται γενικά πλάνα μιας εκδήλωσης, πχ για λόγους τεκμηρίωσης των δράσεων των έργων/προγραμμάτων, προβολής αυτών κλπ χωρίς να είναι εφικτή η συγκατάθεση (μεγάλο ακροατήριο, έλλειψη προετοιμασίας για λήψη συγκατάθεσης, ευκαιριακή λήψη κλπ).

Οι τεχνικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στη λήψη ή και προβολή εικόνων (φωτογραφιών και βίντεο) χωρίς να απαιτείται συγκατάθεση είναι:

1. Εικόνες με χαμηλή ανάλυση, ώστε να μην διακρίνονται καθαρά τα πρόσωπα των συμμετεχόντων
2. Εικόνες με φόντο την πλάτη του ακροατηρίου, ώστε να μην φαίνονται πρόσωπα.
3. Σε περίπτωση κοντινών λήψεων, να χρησιμοποιούνται τεχνικές θόλωσης προσώπων για όσους δεν υπάρχει συγκατάθεση.
4. Απομακρυσμένη λήψη (μακρινά πλάνα, λήψη με drone από ψηλά κ.α.) όπου αποδεδειγμένα δεν φαίνονται πρόσωπα.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Έντυπα για βιντεοσκόπηση